Rechnungsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Buchhaltung, Kleinunternehmerregelung

Fortlaufende Rechnungsnummer – im Prinzip einfach!

Liebe Tagwerker,

heute gibt es noch einmal einen Hinweis zur ordnungsgemäßen Rechnungserstellung.
Interessanterweise zeigt sich immer wieder, dass die fortlaufende Rechnungsnummer ein schwieriges Thema ist. Eigentlich ist es ganz einfach:

1. Alles, wirklich alles, was Ihr im Rahmen Eurer betrieblichen Tätigkeit berechnet oder in Rechnung stellt oder Euch auch nur ersetzen lasst, bekommt eine Rechnungsnummer, weil es eine Rechnung ist.

2. Es gibt nur eine fortlaufende Rechnungsnummer.

 

Fortlaufende Rechnungsnummer – Prinzip nicht unterbrechen!

Wenn dieses Prinzip unterbrochen wird, kann das Finanzamt leicht vermuten, dass es Einnahmen gibt, die nicht versteuert werden (sollen). Ist dieser Verdacht aufgekommen, dann wird die „Buchhaltung verworfen“ und es kommt zu einer Schätzung der Einnahmen – und im Zweifel auch der Ausgaben. Es ist dann natürlich so, dass diese Schätzungen nicht zu Gunsten des Steuerpflichtigen ausfallen. Das heisst, es wird teuer.

 

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Rechnungsnummer – darauf achtet das Finanzamt

Zu 1: Wenn etwas „neben“ der „normalen“ Leistung oder Ware (im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit) verkauft wird, dann muss dafür eine „ganz normale“ Rechnung gestellt werden – mit der nächsten freien Rechnungsnummer.
Auch wenn es sich um einen Auslagenersatz handelt, stellt Ihr eine Rechnung über die von Euch übernommenen Kosten und belegt eben diese mit den Ausgabebelegen in Kopie. Die orginalen Ausgabebelege habt Ihr ja sowieso schon als Ausgabe verbucht.
Oft heisst es, dass ein Auslagenersatz nicht versteuert werden muss. Das stimmt auch insoweit, als Ihr ja eine Ausgabe habt und dazu eine Einnahme durch den „Auslagenersatz“. Wenn die Beträge übereinstimmen, dann ergibt sich kein Gewinn, der zu versteuern wäre. (Zu betrachten ist dafür natürlich der Nettobetrag sowohl bei der Einnahme als auch bei der Ausgabe).
Wenn Ihr eine Rechnung korrigieren müsst, dann schreibt unter der nächsten Rechnungsnummer eine (Storno-) Rechnung. Diese kann genauso aussehen wie die alte, falsche Rechnung, vor den Beträgen steht nur ein Minus und in der Überschrift zum Beispiel „Hiermit stornieren wir wie folgt…“. Damit ist die alte, falsche Rechnung komplett aufgehoben und Ihr könnt, wiederum mit der nächsten Rechnungsnummer, die richtige Rechnung erstellen. Falls Ihr schon Geld erhalten habt, dann setzt einfach einen Nachsatz wie zum Beispiel „bereits erhalten €…“ und in der nächsten Zeile „noch offen €….“ drunter. Falls Ihr zuviel erhalten habt und etwas zurücküberweisen müsst, dann steht bei „bereits erhalten“ wiederum ein Minus, bzw. könnt Ihr diesen Teil statt mit „noch offen“ mit „zuviel bezahlt“ ausweisen.

Zu 2: Es ist durchaus möglich, eine ganz lange Rechnungsnummer zu vergeben. In ihr kann eine Projektnummer, das Datum, die Kundennummer und auch alles zusammen, gerne auch als Kürzel, enthalten sein. Es muss nur an einer Stelle, am besten vorn oder hinten, eine durchlaufende Nummer zu erkennen sein. Diese Nummer muss chronologisch vergeben werden. Mit dem Fortlauf dieser Nummer dokumentiert Ihr, dass keine Einnahme unterschlagen wird. Deshalb darf es auch nur einen Nummernlauf geben. Ihr könnt gern zum Jahresbeginn mit einem neuen Lauf anfangen.

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Checkliste Bewirtungsbelege

 

 

Solltet Ihr noch Fragen haben, könnt Ihr uns auch gern unter felst@t-online.de oder unter 0178/7321923 erreichen.
Mit besten Grüßen verbleibe ich Eure Kira Felst.

 

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