Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
(Stand: Mai 2018) Version: 1.1
§ 1. Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen
• Diese Anlage AVV zum Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Aufraggeber und -nehmer im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag.
• Die Anlage AVV findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen der Auftragnehmer, seine Beschäftigten und/oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten für den Auftraggeber verarbeiten.
• In dieser Anlage AVV verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Datenschutz-Grundverordnung zu verstehen. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Textform nach § 126b BGB gemeint.
§ 2. Gegenstand, Dauer und Spezifizierung des Auftrags
Der Gegenstand, die Dauer (Laufzeit) und weitere Einzelheiten dieses Auftrages zur Datenverarbeitung ergeben sich aus dem Hauptvertrag, bestehend aus den AGB, der Leistungsbeschreibung von tagwerk sowie der Nutzung des Auftraggebers.
Der AVV bezieht sich auf die Einrichtung, den Betrieb und die Beendigung der von tagwerk bereitgestellten Applikationen, den Support und Rechnungstellung (SaaS).
Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung:
| Art der Daten |
Art und Zweck der Datenverarbeitung |
Kategorien betroffener Personen |
| Kundenstammdaten: Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse). |
Kunden Aktivierung, Technischer Betrieb, Konto beenden, Auskunftsersuche Betroffene |
Testkunden, Kunden, Nutzer |
| Konfigurationsstammdaten:
Personenstammdaten, Nutzungsdaten (Firmierung, Adresse, Telefon, Webseite, Bankverbindung, Steuernummer, Umsatzsteuer Id Nr.) |
Kunden Aktivierung, Technischer Betrieb, Konto beenden, Auskunftsersuche Betroffene |
Testkunden, Kunden, Nutzer |
| Betriebsdaten:
Inhaltsdaten / Content |
Technischer Betrieb, Konto beenden, Kundenverwaltung, Buchhaltung, |
Testkunden, Kunden, Nutzer |
Die Laufzeit der Anlage AVV richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Anlage nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen ergeben.
Soweit die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung in einen Drittland (weder Mitgliedsstaat der Europäischen Union noch anderer Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) stattfindet, darf dies nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
§3. Pflichten des Auftragnehmers
. (1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Die Weisungen werden anfänglich durch diesen Vertrag sowie den Hauptvertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
. (2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz- Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt (siehe Anhang Technisch-organisatorische Maßnahmen der tagwerk IT und Media GmbH) und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
. (3) Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten. Soweit diese Tätigkeiten nicht bereits im Hauptvertrag vorgesehen sind kann der Auftragnehmer hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.
. (4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
. (5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
. (6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
. (7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.
. (8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe. Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
. (9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen.
. (10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen. Der Auftragnehmer kann hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.
§4. Pflichten des Auftraggebers
. (1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
. (2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.
. (3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
§5. Anfragen betroffener Personen
Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.
§6. Nachweismöglichkeiten
. (1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.
Auftraggeber und Auftragnehmer verständigen sich darauf, dass der Nachweis durch die Durchführung eines Selbstaudits / Inspektion über einen Fragenkatalog erbracht wird.
. (2) Der Auftraggeber stimmt der Benennung eines unabhängigen externen Prüfers durch den Auftragnehmer zu, sofern der Auftragnehmer eine Kopie des Auditberichts zur Verfügung stellt. Die Kosten für die Inspektion werden vom Auftraggeber übernommen und für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
. (3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.
§7. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
. (1) Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.
. (2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.
. Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt:
| Name und Anschrift des Subunternehmers |
Beschreibung der Teilleistung |
Anmerkung |
Host Europe GmbH
Hansestrasse 111
51149 Köln |
Rechenzentrumsleistungen & AVV, Applikations Hosting
|
AVV, Hosting in Deutschland |
(3) Über die Hinzuziehung weiterer oder die Ersetzung aufgeführter Subunternehmer informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber. Der Auftraggeber kann nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund diesem Ansinnen widersprechen.
Tagwerk IT und Media GmbH
Stand Mai 2018
